СОСТАВЛЕНИЕ ПОМЕСЯЧНЫХ СЧЕТОВ ПРИБЫЛЕЙ И УБЫТКОВ (СМЕТ)

После составления и анализа прогнозируемых ежегодных счетов прибылей и убытков мы можем перейти к составлению помесячных счетов прибылей и убытков (смет) на 1990 г. Сметы составляются по данным ежегодных прогнозов, поэтому сначала были подготовлены эти прогнозы. Сметы используются в основном как ориентир по планируемым уровням доходов от продаж и расходов на продажи в различных аспектах деятельности предприятия — в каждой из основных категорий доходов и затрат счета прибылей и убытков. Сметы необходимы для контроля за отклонениями фактических доходов и расходов от планируемых уровней. Отклонения или расхождения позволяют определить, получает ли предприятие запланированные прибыли, и если не получает, то какие статьи затрат нужно анализировать в первую очередь.


Как и в большинстве прогнозов, распределение по месяцам годичных доходов и расходов требует определенных навыков, хотя для начала можно использовать имеющиеся данные помесячных доходов и расходов за предшествующие годы. Мы уже составляли прогнозы помесячных доходов, используя либо прогноз единичных продаж, либо "коэффициентный" метод. Можно ввести суммы доходов по месяцам в бюджетный счет прибылей и убытков и осуществить прогнозирование расходов по месяцам.

Помесячная смета Alcock's Joinery (табл. 4.6) полностью опирается на экстраполированные прогнозы для трехгодичного планируемого периода. Правая колонка ("Всего") соответствует показанному ранее счету прибылей и убытков. Суммы конкретных статей по месяцам рассчитываются различными способами: переменные затраты (затраты на продажи), включающие материалы, трудозатраты и субподрядчиков, по определению прямо пропорциональны объему продаж и, следовательно, вычисляются с теми же коэффициентами пропорциональности, которые использовались при составлении прогноза ежемесячных продаж; в то же время постоянные или накладные расходы просто делятся поровну на 12 равных или приблизительно равных частей. Более конкретно сметный помесячный счет прибылей и убытков рассчитывается следующим образом.
1. Доходы от продаж берутся из рассчитанного ранее прогноза ежемесячных продаж.
2. Материалы распределяются по месяцам так же, как и ежемесячные продажи. Запас изменяется в течение года незначительно, и для каждого квартала принято постепенное (произвольно заданное) увеличение. Использование методов произвольного прогнозирования оправдано в тех случаях, когда недостает информации, на которой можно строить экстраполирование, или когда суммы незначительны, как в нашем примере: запас увеличивается за год примерно на 400 фунтов. По сравнению с другими статьями предприятия эти изменения незначительны.
3. Прямые трудозатраты не пропорциональны объему продаж, так как рабочая сила оплачивается независимо от ежемесячного выпуска продукции. Суммарное годичное жалованье делится на 12 приблизительно рав ных частей по месяцам, с округлением сумм до бли жайших 1000 фунтов.*
4. Расходы на субподрядчиков невелики и просто раз деляются на 12 равных частей по месяцам.
5. Валовая прибыль имеет значительные колебания в течение года. В первые месяцы компания имеет убытки в связи с низким уровнем продаж и жалованьем, которое в большей или меньшей степени не зависит от выпуска продукции.
6. Расходы на торговлю, общефирменные и финансовые расходы рассчитываются аналогичным образом. Эти расходы распределяются поровну на 12 месяцев исходя из предположения, что они полностью (или преимущественно) не зависят от объема продаж. Определенные расходы полуфиксированы, т.е. часть этих расходов изменяется пропорционально продажам, а часть фиксирована. В таких случаях проще и надежнее считать их постоянными.
7. Чистая прибыль или убытки рассматриваются по месяцам в виде нарастающего (накапливаемого) итога; из таблицы видно, насколько она может меняться. В четырех месяцах компания терпела убытки и в девяти месяцах убыточной была накопленная сумма Поэтому следует пересмотреть годичные и помесячные прогнозы прибылей и убытков. Нет ничего страшного в таком пересмотре, и результаты, показанные в прогнозах компании Alcock's Joinery, характерны и вполне реалистичны для предприятий подобного типа. Более того, учитывая неравномерность накопления прибыли, именно на этой стадии имеет смысл пересмотреть прогнозы и предположения (допущения), на которых они были основаны.

Повторно просматривая этапы составления прогнозов, можно обнаружить, почему компания Alcock's Joinery имеет колебания в сумме прибыли. Все определяется Прогнозом продаж, и это лишний раз подчеркивает, настолько важно точное и реалистичное прогнозирование. Теперь задача состоит в составлении прогноза продаж, обеспечивающего равномерное получение прибыли или, по крайней мере, снижение убытков в определенные месяцы года. Это может оказаться непростым делом, и при окончательном анализе может потребоваться обратное прохождение по всей цепочке к структуре рынка данной компании и ее маркетинговой стратегии. При этом возможен полный пересмотр стратегии и корпоративного плана.